مزایا و معایب اتوماسیون اداری چیست؟
جدول محتوای این پست را ببینید
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری یا به‌اصطلاح فنی‌تر،ERP(Enterprise resource planning) در حقیقت “برنامه‌ریزی منابع سازمان” است!
این یعنی چه؟ یعنی مکانیزمی نرم‌افزاری که به سازمان کمک می‌کند صفر تا صد امور اداری خود را سیستمی کرده و تا حد ممکن ساختار موجود را نظام‌مند کند.
این یعنی چه؟ یعنی اینکه شما به کمک یک نرم‌افزار جامع، روندها را کنترل و پیگیری کنید. حجم زیادی از اطلاعات را سازماندهی کنید و کمتر نگران مفقودی سندها باشید.
نحوه عملکرد اتوماسیون اداری
شما در عمومی‌ترین حالت یک نرم‌افزار را انتخاب کرده، هزینه آن را پرداخته و بر روی یک کامپیوتر اصلی (سرور) اجرا می‌کنید و به دیگر کامپیوترها از طریق شبکه داخلی یا اینترنت اجازة دسترسی به آن را می‌دهید. این نرم‌افزارها عموماً تحت وب بوده و نیازی به نصب نرم‌افزار روی تک‌تک سیستم‌ها نیست. بدین طریق هر فردی در سازمان که بخواهد نامه‌ای را دریافت، ارسال، مجوزی را صادر یا تایید کند، با درخواست موافقت یا مخالفت کند و … از طریق کامپیوترهای درون سازمان یا اینترنت در هر جای دنیا و حتی با موبایل می‌تواند اقدام کند.
معجزه‌ای به نام اتوماسیون اداری
اساس فلسفه اتوماسیون اداری کم‌کردن کاغذبازی‌ها و در یک‌کلام افزایش بهره‌وری است. وقتی سخن از افزایش بهره‌وری می‌شود، برخی افراد در کسوت مدیران رده‌بالا و یا میانی، تمام تلاششان را می‌کنند تا با به‌کارگیری روش‌های به‌روز همچون استقرار اتوماسیون اداری، آن را بالا ببرند. غافل از اینکه چنین مهمی در هیچ سازمانی رخ نمی‌دهد، مگر به مدد توانمندسازی منابع انسانی. پس همین ابتدای امر بگویم که انتظارتان را از سیستم‌های اتوماسیون کم کنید. چون قرار نیست معجزه‌ای رخ دهد! در بدترین حالت، اتوماسیون اداری می‌تواند آبی در آسیاب مجموعه باشد و به طرز شگفت‌آوری روندها را کند و بعضاً حتی پیچیده‌تر کند! مثلاً آنجا که منابع انسانی سازمان با آن همراه نیستند و در کنار آن، با موازی‌کاری همچنان بر سنت قدیمی استفاده از مستندات کاغذی ابرام دارند.
مزایای اتوماسیون اداری
مکانیزه کردن روندها، پیگیری راحت‌تر امور، کاهش دخالت و خطای انسانی و … بسیاری از موارد دیگر از آن دسته مواردی است که بسیار حیاتی و مهم جلوه می‌کنند. اما اینکه در عمل چنین امری محقق شود یا خیر، به عوامل بسیاری بستگی دارد. از استثنائات که بگذریم بیایید با هم برخی از فواید بهره‌گیری از سیستم‌های اتوماسیونی را بررسی کنیم. به زبانی ساده، اتوماسیون این فواید را با خود به همراه داد:
- حذف و یا به‌حداقل‌رساندن استفاده از کاغذ (صرفه‌جویی مالی)
- کوتاه شدن چرخه‌ها و تسریع روند
- پیگیری نظام‌مند امور
- مشاهده توقف گاهها و گره‌های سیستم
- بایگانی مدون پرونده‌ها
- کاهش خطای انسانی
- امکان جستجوی سریع‌تر در بین سندها
- الصاق به دیگر قسمت‌های یک مجموعه همچون کارگزینی، مالی، برنامه‌ریزی و…
- و…
معایب اتوماسیون
در حالت کلی، نمی‌توان به طور خاص، معایب مشخصی را برای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها برشمرد. اما توجه به برخی نکات زیر شاید برای شما که به دنبال خرید اتوماسیون هستید گره‌گشا باشد.
- در سازمان‌های سنتی، ترغیب افراد به اتوماسیون معمولاً بسیار سخت و فرساینده است. بخصوص اگر سطح تحصیلات نیروهای فعال، پایین و میانگین سنی افراد بالا باشد.
- روابط اجتماعی ناخودآگاه در این سیستم به حداقل ممکن می‌رسد.
- هزینه راه‌اندازی و نگهداری قابل‌توجهی را می‌طلبد.
- به‌کارگیری و پیاده‌سازی آن مستلزم آموزش‌های اولیه است.
- مبتنی بر سیستم کامپیوتری بوده و نمی‌توان به اجرای آن بدون کامپیوتر امید داشت.
- از نظر جسمی و ارگونومی ممکن است برای برخی کارمندان ایجاد مشکل کند.
اتوماسیون رایگان!
بایستی اذعان داشت که شمار معدودی از شرکت‌های داخلی و نیز برخی شرکت‌های خارجی، نسخه‌های رایگانی از اتوماسیون اداری خود را منتشر و در اختیار عموم قرار داده‌اند. البته که هدف از پخش این نسخ را می‌توان آشناکردن بازار با نرم‌افزارهای خود یا در یک‌کلام «بازاریابی» و فروش نسخه‌های حرفه‌ای نرم‌افزار، شناسایی باگ‌ها و رفع ایرادات نرم‌افزاری، ارائه خدمات جانبی گسترده و پولی در کنار نسخه‌های رایگان و… برشمرد. پس به یاد داشته باشید که هیچ گربه‌ای برای رضای خدا موش نمی‌گیرد و همه دعاها به آمین ختم می‌شوند. اما استفاده از نسخه‌های رایگان این نرم‌افزارها همیشه هم بد نیست. برای بسیاری از سازمان‌های کوچک که در ابتدای کار خود هستند و می‌خواهند بدانند که اصولاً اتوماسیون اداری در مجموعه آنها پاسخگو است یا خیر و یا نیازهای مجموعه خود را نمی‌شناسند و … بسیار توصیه می‌شود. پس لزوماً اتوماسیون اداری رایگان و محدود همیشه هم بد نیست.
اتوماسیون ابری!
با پیشرفت تکنولوژی و همه‌گیری اینترنت، نوع نسبتاً جدیدی از اتوماسیون‌ها در حال گسترش است که سعی می‌کند هزینه پیاده‌سازی سخت‌افزاری و نگهداری را برای سازمان‌ها به حداقل برساند و از سوی دیگر، امنیت را بالا ببرد. نحوة عملکرد این نرم‌افزارها آن است که سیستم مرکزی یا سرور آن به‌جای استقرار در محل سازمان شما، در یک سازمان مادر و در شهر یا حتی کشور دیگری مستقر است و به‌این‌ترتیب، سازمان مربوطه صرفاً هزینه ماهیانه یا سالیانه‌ای برای نگهداری آن پرداخت می‌کند که به لحاظ عددی بسیار کمتر از هزینة تمام شده جهت استقرار همان تجهیزات در سازمان‌هاست.
چقدر اتوماسیون بخریم؟!
تعجب کرده‌اید؟! خب بایستی بگویم که اتوماسیون‌ها، نرم‌افزاری جامع هستند. اما به شرطها و شروطها! چون سازمان‌های بر اساس مقیاس بزرگی و کوچکی خود، نیازهای مختلفی دارند، پس نه عاقلانه و نه منطقی است که از همان ابتدا یک نرم‌افزار جامع در اختیار آنها قرار بگیرد. پس شرکت‌های ارائه‌دهنده اتوماسیون اداری، قسمت‌های مختلف برنامه خود را جزءجزء کرده و به‌صورت ماژولار ارائه می‌دهند. پس به نفع شماست که آن را یک‌مرتبه خریداری نکنید. ممکن است یک سازمان به انبارداری، سیستم حقوق دستمزد، خدمات پس از فروش اتوماسیون مذکور نیاز نداشته باشد و یا برای این منظور از نرم‌افزار دیگری بهره می‌برد و یا … . به همین خاطر است که هزینه نسخه نهایی نرم‌افزار، معمولاً بسیار متفاوت از نسخه پیشنهادی اولیه است.
از کجا شروع کنیم؟
ابتدا بر اساس نیاز و امکانات خود، نرم‌افزار خود را انتخاب کنید. سپس برای در اختیار داشتن ماژول‌های مورد و پرهیز از خرید اشتباه مشورت بگیرید. کارشناسان خودتان در سازمان، مهندسین و برنامه‌نویسان شرکت اتوماسیون نویسی و حتی مشاوران بیرون از سازمان که کارشان تحلیل روندها و تصمیم‌گیری دراین‌خصوص است. پس اصل بر این است که مطابق نیازهای خود، ماژول‌های مختلف را خریداری و بعضاً سفارشی کنید (تغییر بدهید).
کدام اتوماسیون
طیف وسیعی از شرکت‌ها وجود دارند که اقدام به ارائه اتوماسیون‌های اداری می‌کنند. هرکدام از این سازمان‌ها، تلاش می‌کنند با الگوبرداری از نمونه‌های موفق داخلی و خارجی، گره‌ای از سر راه سازمان‌ها بردارند. بدیهی است قسمت اعظم چالش‌های پیش‌روی این سازمان‌ها، فرهنگ سازمانی حاکم و قوانین متعدد سازمان‌های داخلی است.
اما اصل مهم در خرید اتوماسیون داخلی این است که هیچ لزومی جهت خرید نرم‌افزارهای معروف و البته گران‌قیمت در ابتدای راه ندارید. سازمان‌های دانش‌بنیان و جوان بسیاری با ابزارهای نوین برنامه‌نویسی و تکنولوژی‌های جدید پدید آمده‌اند که حرف زیادی برای گفتن دارند. از دیگر سو، عاقلانه نیست که وقتی هنوز تعریف مشخص و دقیقی از نیاز سازمانی خود ندارید، دست به خرید نرم‌افزارهای پرهزینه بزنید.
در اینجا ما لیستی از اتوماسیون های erp را صرفا به منظور معرفی قید کرده ایم.
- فرزین محصول گروه نرم‌افزاری فرزین
- کاواک محصول گروه نرم‌افزاری داده تجارت
- پافکو
- همکاران سیستم
- رای دانا
- چارگون
کلام آخر
همان گونه که گفته شد، تحقیق، پیاده‌سازی و استقرار چنین مکانیزمی یک جنبه کار است و مسئله مهم دیگر بحث استفاده و کاربرد آن است. تجربه شخصی من می‌گوید که بسیاری از افراد در سازمان‌ها برای استفاده از آن مقاومت می‌کنند و نتیجه آن می‌شود که این سیستم پس از مدتی کارایی خود را ازدست‌داده و به معضل دیگری بدل خواهد شد که هزینه راه‌اندازی و نگهداری آن بیش از فواید آن است. مثلاً برخی مدیران عادت دارند که حتماً هامش با خودکار انجام دهند. بدین ترتیب، باید نامه را پرینت بگیرند، امضای خوشگل خود را پای برگه بیندازید و بعد دوباره با اسکن کردن وارد چرخه کنند! به همین خنده داری!!!!
از سوی دیگر ممکن است سازمان شما از نرم‌افزاری در حوزه مالی، انبارداری و … استفاده می‌کند که توان ارتباط گرفتن با اتوماسیون جدید را ندارد و در نتیجه کارایی مدنظر را از دست خواهید داد. پس پیش از خرید حتماً دراین‌خصوص اطلاعات جمع کنید.