شما چه در مقام کارفرما، زمانی که یک پروژه طراحی سایت را سفارش می‌دهید و چه در مقام طراح (پیمانکار) که قرار است سایتی را برای کسی طراحی کنید، نیاز به یک سری اطلاعات و دیتا دارید تا بتوانید کار را شروع و در نهایت خاتمه بدهید.

ترسیم و در نهایت جمع‌آوری این اطلاعات دو حسن بزرگ را دارد؛

• به شما به‌عنوان یک کارفرما این دید را می‌دهد که اساساً داشتن یک سایت کدام نیازهایتان را تحت پوشش قرار می‌دهد و یا کدام یک از آنها با این سطح طراحی غیرقابل‌دسترسی است و بایستی هزینه و پلن دیگری برگزینید تا به خواسته‌هایتان برسید. در نتیجه نگاه معقول و جامعی به شما می‌دهد. شاید تا پیش‌ازاین، نه نگاه دقیقی به موضوع داشتید و نه می‌دانستید که چه چیزهایی ضرورت دارند، چه دیتاهایی باید در سایت درج شوند و سایت‌ها چه امکاناتی دارند و….
• به‌عنوان پیمانکار موضوع، این دید به شما داده می‌شود که بدانید کارفرمایتان چه خواسته‌ای دارد و از بروز سوءتفاهامات آینده اجتناب می‌شود. گاهی متوجه می‌شوید که کارفرمایتان انتظارات نامعقول و بعضاً نامتعارفی دارد که اگر در ابتدا مطرح نشود، بعدها ممکن است زمینه‌ساز مشکلات بی‌شماری شود. نیز در ترسیم پلن کاری و برنامه زمان‌بندی می‌تواند مثمر ثمر باشد.

حال که با اهمیت این تبادل نظرات در یک فرمت استاندارد آشنا شدید، باید بدانید که کدام اطلاعات در کدام مرحله مهم بوده و نیز کدام‌ها اختیاری و کدام‌ها اجباری‌اند! درست خواندید! برخی موضوعات هستند که بایستی به‌اجبار بیان شوند و نادیده‌گرفتن آنها باعث بی‌کیفیت شدن خروجی کار شده و یا منجر به دوباره‌کاری می‌شود.

مثلاً شما به‌عنوان طراح، گاهی از سلیقه کارفرما اطلاعی ندارید، و از طرف دیگر، کارفرما نیز از دادن اطلاعات به شما بنا به علل مختلفی چون تنبلی و یا شلوغی و… خودداری کرده و اکنون نیز، خروجی کار باب میل وی نیست و یا امکانات دیگری مدنظر وی است. نتیجه؟ اگر کارفرما قاطع و انعطاف‌ناپذیر باشد، دوباره بایستی از نو شروع کنید!!!

حالا این موارد چه چیزهایی هستند؟ چه نقشی در خروجی و سرعت انجام کار دارند و کدام‌ها را می‌توان بعداً به سایت اضافه کرد؟ ما به مهم‌ترین آنها می‌پردازیم و در پایان به‌صورت یک فایل قابل ویرایش در اختیارتان قرار خواهیم داد تا از آن بهره بگیرید:

ناگفته پیداست که اینها تمامی موارد را در بر نمی‌گیرد و بسته به امکانات سایت و یا هزینه‌ای که می‌کنید، متغیر است. یادتان باشد که شما چه در مقام کارفرما و یا پیمانکار با ارائه این محتواها به کیفیت کار و سرعت انجام کار کمک شایانی می‌کنید. اجازه بدهید با ذکر مثالی به این موارد بپردازیم و ضرورت هر یک را بیان کنیم.

1. نام سازمان به‌صورت کامل

شما بایستی نام کامل سازمان یا شرکت خود را بیان کنید. این مهم در انتخاب دامنه به طراح کمک می‌کند. مثلاً اگر طراح بداند که نام ثبت شده شرکت شما “مهندسین مشاور آرسس ابنیه” است می‌تواند نسبت به ثبت قانونی دامنه سرراستی چون aace.co.ir اقدام کند.

2. لوگو یا ارم به‌صورت فایل

اینکه لوگوی شما از نوع تایپوگرافی، کالی گرافی، لوگوتایپ یا … باشد شالوده طراحی قالب و سایت می‌تواند باشد. البته ضرورت دارد که این نشانه به‌صورت فایل قابل ویرایش عرضه شود تا برای قسمت‌های مختلف سایت بتوان آن را سفارشی و به‌دلخواه تغییر داد.

3. شماره‌های تلفن سازمانی

مهم‌ترین کانال ارتباطی مخاطبان با شما بی شک تلفن است. این تلفن می‌تواند شماره ثابت یا شماره همراه باشد. مخاطب نیاز دارد در سریع‌ترین روش ممکن با تلفن شما تماس بگیرد تا اعتمادش نیز جلب شود.

4. آدرس پیج اینستاگرام

اگر پیج دارید، حتماً آن را در ابتدای کار ارائه دهید تا طراح از قالب و محتوای پست‌های شما الهام بگیرد و از دوباره‌کاری پرهیز شود. تم غالب در پست‌های شما و یا نوع گفتمان شما با مخاطب و … می‌تواند از پیج اینستاگرامتان برداشت شود.

5. آدرس سایر شبکه‌های اجتماعی در صورت جود

اگر فیسبوک، توییتر، پینترست و… دارید، حتماً آن را به طراح بدهید تا به سایتتان وصل کند و اگر ندارید، برای مبحث سئو هم که شده آن را درست کنید. قدرت این شبکه‌های اجتماعی را دست‌کم نگیرید.

6. آدرس یا اسکرین‌شات از سایت همکاران و رقبا

این مورد به طراح کمک می‌کند تا از آنها الگوبرداری کند و بداند در سر شما چه می‌گذرد! در واقع با ارائه این مورد، احتمالاً تا حد زیادی نیاز به بحث بر سر ایده‌آل‌هایتان نخواهید داشت.

7. رنگ سازمانی شما

رنگ سازمانی یعنی همان رنگی که مربوط به بیزینس شماست و در سربرگ‌ها، دیزاین مکان فیزیکی شما و آرم شما جاری و ساری است و با صنعت شما آمیخته است. مثلاً عموماً شرکت‌های ساختمان‌سازی و مهندسی از رنگ‌های زرد و نارنجی بهره می‌برند.

8. شعار یا اسلوگان سازمان

شما با چه شعاری تبلیغ می‌کنید؟ در سربرگ‌ها و یا بالای درب شرکتتان چه نوشته‌ای درج شده است؟

9. شماره پشتیبانی واتساپ

مشخصاً یک شماره را به این امر اختصاص دهید تا از طریق سایت با شما تعامل داشته باشند. می‌تواند شماره خودتان یا فرد دیگری باشد.

10. خلاصه‌ای درباره سازمان (معرفی سازمان)

خودتان بهتر می‌دانید از کجا به کجا رسیده‌اید و قرار است به چه جاهایی برسید. چشم‌انداز، نگرش و… از ابتدا تا کنون. بهتر است برای این مهم وقت بگذارید و خودتان تکمیل کنید و به طراح نسپارید تا از شعارزدگی و حرف‌های غیرواقعی و تکراری پرهیز شود.

11. لیست پروژه‌ها از ابتدا تا کنون

لیستی با جزئیات شامل اطلاعاتی چون سال انجام پروژه، نام کارفرما، سال تکمیل، مکان پروژه، مبلغ حدودی پروژه و …

12. اطلاعات پروژه‌های شاخص به تفکیک

برگزیده‌هایی از پروژه‌ها که خیلی خوب ازکاردرآمده و شامل عکس و فیلم و مستندات قابل‌توجهی است.

13. محصولات|خدمات

چه خدمات و محصولاتی برای ارائه دارید؟ سبد محصولات شما چیست و خدمات شما چه‌کارهایی را شامل می‌شود؟

14. گواهی حسن انجام کار از کارفرماها

اگر رابطه حسنه‌ای با مشتریان پیشین خود دارید، از آنها بخواهید برایتان گواهی حسن انجام کار بزنند و یا برای پروژه‌های جاری و آتی چنین چیزی را مدنظر داشته باشید. می‌توانید خودتان این فرمت و نامه را چاپ کنید و به مهر و امضای کارفرماهایتان برسانید.

15. شرکت‌های مشتری

کدام شرکت‌های بزرگ و کوچک مشتری شما هستند؟ هر چه شناخته‌شده‌تر و رسمی‌تر، بهتر!

16. چارت سازمانی

سازمانتان شامل چه پست‌ها و عناوینی است؟ آن را در اختیار طراح قرار دهید تا شاکله سازمانتان را ترسیم کند. لزوماً نیازی به ذکر نام افراد نیست.

17. آدرس دقیق سازمان (در صورت وجود و نیاز)

آدرس دقیق و سرراست شرکت و  نیز دفتر مرکزی را ذکر کنید. طراح عموماً به محل شما سر نمی‌زند و امکانی برای تعیین دقیق لوکیشن شما ندارد. از این امکان در گوگل‌مپ بهره خواهد برد.

18. مجوزها، گواهی‌نامه‌ها، اعتبارنامه‌ها و …

هرآنچه از گواهی‌نامه‌های پیمانکاری، استانداردها و انواع ایزوها و … که صلاح می‌دانید تا در سایت درج شود و البته نیازی نیست تمامی قسمت‌های برای همه قابل‌مشاهده باشد و می‌تواند محو و یا مخدوش باشد.

19. نام و مشخصات هیئت‌مدیره

اگر مایل هستید اطلاعات هیئت‌مدیره و یا اعضای شرکت برای دیگران قابل مشاهد باشد می‌توانید تمام یا بخشی از این اطلاعات را ارائه بدهید. نام کامل یا لقب|عکس پرسنلی|تحصیلات و سمت سازمانی|شماره تماس|آدرس واتس‌اپ یا شبکه‌های اجتماعی دیگر هیئت‌مدیره جهت نمایش در سایت

20. سرتیفیکیت ها، تأییدیه‌ها، جوایز دولتی و ملی

گواهی سازمان استاندارد، جایزه رعایت حقوق مصرف‌کننده و …

21. دامنة اینترنتی مورد‌نظر

اگر ایده‌ای برای دامنه دارید و یا از قبل می‌خواستید فلان دامنه برای سایت شما ثبت شود، همین‌الان و پیش از خرید دامنه، آن را پیشنهاد بدهید.

22. دامنه‌های اینترنتی یا لوکیشن قبلی

آیا قبلاً محل شرکت در جای دیگری بوده و یا از آدرس دیگری برای دامنه سایتتان استفاده می‌کردید؟

23. ایمیل معتبر افراد مجموعه در یاهو، جیمیل و …

ایمیل شخصی افراد را بدهید تا به ایمیل‌های واسطه وصل شود. نگران نباشید، می‌توان کاری کرد که برای همه قبل مشاهده نباشد.

24. نمونه تراکت، تبلیغات تصویری، کارت ویزیت و …

هرچه از کاتالوگ و بنر و تراکت دارید بدهید تا ایده طراح از سایت شما کامل‌تر شود.

25. مقالات و نوشته‌های علمی از اعضا سازمان

اعضا و هیئت‌مدیره و کارمندان شما مقاله جالبی در سایت یا ژورنال داخلی یا خارجی معتبر چاپ کرده‌اند؟ حتماً ارائه دهید.

26. سایت‌های مرجع یا لینک‌های مفید

مثلاً دوست دارید که از سایت  شما به سایت وزارت صنعت یا اداره دامپزشکی یا سایت نرخ آنلاین آهن و … وصل شود تا کاربران سریع‌تر به مقصود برسند.

27. سایر نکات

هرآنچه را که فکر می‌کنید باید در سایت شما ثبت و درج شود. مثل لیست قیمت‌ها و قیمت‌گذاری‌ها، امکان پیش‌پرداخت اینترنتی، امکان فروش در سایت، تاریخچه‌ای از مؤسس شرکت، سخن مدیرعامل و … را نیز به طراح بدهید.

این را هم بخوانید: دلایل شکست سایت و نارضایتی کارفرما

جدول زیر برای عموم سایت های سازمانی کاربرد دارد و به شما می گوید که کدام اطلاعات را باید رد و بدل کنید تا خروجی کار با چالش کمتر و سرعت بیشتر طی شود.

دانلود فایل ورد چک لیستchecklist